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A estas alturas de la película, los bots ya han conseguido captar la atención de la mayoría de los sectores. Prueba de ello es que a cada día que pasa surgen nuevas iniciativas: bots de movilidad, para resolver cuestiones sociales, para el sector insurtech, etc. En este contexto, una de las industrias que está potenciando su desarrollo es el sector de la comunicación. Como consecuencia de esta clara tendencia al alza, ya podemos consultar la última hora de nuestro diario favorito a través de Twitter, escuchar los podcast de tu programa de radio preferido… Pero al margen del consumo de contenido online, ¿en qué otros campos se puede aplicar? ¿Cómo pueden ayudar en la organización de eventos?

Conciertos, ferias nacionales, exposiciones, etc son a menudo un lugar de encuentro en el que se suceden varias actividades al mismo tiempo. En algunas ocasiones pueden llevarse a cabo en recintos cerrados donde encontrar lo que buscas es una auténtica odisea. O bien, en recintos abiertos dónde las calles son el escenario. Por ello mismo, desde que los chatbots llegaron al panorama digital hemos encontrado múltiples ejemplos que demuestran cuán útiles pueden llegar a ser no solo durante el desarrollo del evento, sino también durante la promoción del mismo.

Teniendo en cuenta este punto, podemos diferenciar dos tipos de bots o, más bien, dos etapas de vida diferentes de un mismo bot. Dichas etapas quedarían divididas por dos fases más o menos obvias: antes del evento y durante el evento. Analicemos cada una de ellas.

Antes del evento o feria 💌

Como bien hemos comentado anteriormente, en este contexto, el bot se puede convertir en el mejor altavoz de tu evento. A través del asistente virtual en Facebook Messenger, WhatsApp y Telegram puedes orientar y captar a los posibles asistentes cubriendo estos campos:

Información general del evento

El bot puede suministrar toda la información prevía al evento: cuál es la temática del evento, quienes van a ser los asistentes, dónde y cuándo se va a llevar a cabo, el precio de la entrada, la duración del mismo… Para ello, puedes o bien utilizar botones que cubran los diferentes campos o dar al usuario la opción de escribir. En cualquier caso, no olvides explicar desde el primer momento cuál es el objetivo del bot, de este modo, evitarás posibles frustraciones que desemboquen en una mala experiencia de usuario.

Compra de entradas y descarga de entradas

Al margen de la información general, también puedes ofrecer la compra de entradas. Dinamizar el proceso de adquisición puede revertir en un aumento de la venta, aunque independientemente de esto, lo que conseguirá es que la experiencia sea mucho más interesante. Una vez finalizada la compra, también es aconsejable que se dé la opción de descargarla, así no habrá necesidad de acudir a otra app para conseguir el documento final.

Durante el evento 🔜

Una vez superada la fase de captación y venta de entradas, llega el día el evento. Es en este momento dónde iniciaríamos esta “segunda fase” del bot, una modificación de las funcionalidades del mismo para que se adapte a esta nueva situación. Estas son algunas de las cuestiones que se pueden abordar:

Descarga de entradas

Como es obvio, en esta fase ya no necesitamos saber cómo comprar una entrada, pero lo que quiçzá sí que necesitamos es descargarla. Por ello, en las opciones del bot no debes olvidar mantener esta opción. De este modo, todos los asistentes que no la descargará previamente, podrán hacerlo en el momento, sin acudir al email o a la página XX a registrarse para poder obtenerla.

Guía del evento

Una vez iniciado el evento, el asistente virtual puede resolver duas del tipo ¿dónde está la ponencia de XX? ¿cuál es la clave WiFi? ¿dónde está la cafetería? etc. Al final la guía es algo así como un preguntas frecuentes que ayudará a los asistentes del evento y conseguirá que resuelvan sus dudas rápidamente.

Como señalaba anteriormente, estas funcionalidades sirven también para ferias o actividades culturas. Por ejemplo, el pasado mes de junio Telemadrid puso a disposición de los madrileños y turistas un bot en Facebook Messenger en el que informaba de todas las novedades del World Pride. A ra´ves de este bot informaban del día a día de este evento en las calles de Madrid: qué conciertos había cada día y dónde estaban, cómo podías acudir, últimas noticias…

En conclusión, el bot se convierte en la respuesta a todas las dudas que le puedan tener tus asistentes. Tal y como afirma, Kristi Colleran is co-founder of Sciens.io, creator of Concierge EventBot, un bot de eventos:

“No tienen que descargar nada. No tienen que aprender a usar una aplicación. Todo el mundo se siente cómodo con los mensajes de texto y la información está allí en su feed si necesita volver y verlo de nuevo”.

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¡Ah! Y si has desarrollado algún bot de estas características deja tu feedback en los comentarios, seguro que tienes mucho que contar 😊

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