¿Cómo automatizar la gestión de activos con un chatbot?

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La comunicación y la interacción entre las empresas y sus clientes han sufrido un cambio radical con la llegada de los chatbots. Los métodos convencionales vía telefónica, correo electrónico y mensajes aún no están obsoletos. Pero los chatbots los han sustituido en gran medida.

IT e ITES requieren soporte al cliente recurrente con conversación en tiempo real. Usando la automatización habilitada por IA, ese trabajo ahora es más sencillo. En el entorno de IT digital, todas las partes interesadas buscan una comunicación atractiva en tiempo real para resolver los problemas. Es una gran experiencia obtener soluciones y respuestas instantáneas de los bots en lugar de registrar una solicitud de servicio y esperar horas.

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Descripción general de Chatbot

Una aplicación inteligente, un chatbot basado en IA, interactúa con los usuarios, tal como lo hacen los humanos. La IA, el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural (NLP) se combinan para crear una aplicación de tecnología conversacional. En la industria de la IT, los chatbots se introducen para hacer que los trabajos cotidianos sean más simples, fáciles y eficientes.

Automatización de flujos de trabajo

Generar solicitudes de cambio y modificar aprobaciones son tareas comunes en un trabajo de escritorio de IT. Lo que sucede normalmente es que las personas levantan multas cuando quieren consultar información sobre sus activos. Estos tickets entran en un proceso cíclico de aprobación y rechazos hasta que se resuelven. Finalmente, el proceso lleva mucho tiempo y se retrasa aún más debido a los errores de los humanos. Por otro lado, los chatbots están programados para completar estos comandos y tareas en un orden secuencial, manteniendo a las personas fuera del flujo de trabajo. ¿Lo que tomaría varios minutos u horas por medios convencionales puede pasar a hacerse en un santiamén con la ayuda de chatbots? Efectivamente, inicia una conversación con el chatbot de tu compañía, infórmate sobre el proceso de acceso, acepta o cancela el acceso, incorpora los detalles que necesites, sincronízalos con tu cuenta y, en resumen, descubre una gran cantidad de información útil.

El departamento de Recursos Humanos y sus responsables pueden usar chatbots para notificar a los empleados sobre el estado de sus activos. Los chatbots han organizado cómo se llevó a cabo la gestión de activos digitales, lo que les dio a los recursos humanos y a los administradores más espacio para ponerse al día con otros trabajos. El desarrollo de Chatbot que utiliza NLP y ML ha mejorado hasta tal punto que tareas como la incorporación y la baja de los empleados puede realizarse a través de chatbots automatizados. Una vez que los chatbots reciben las instrucciones necesarias, producen los recursos esperados.

Poderes de un chatbot

Los desarrolladores están haciendo que estos chatbots sean inteligentes a través de actualizaciones sucesivas. Los algoritmos mejorados, ML, AI, automatización y la implementación de IoT en Chatbots les permiten comprender la naturaleza de la solicitud, el título del proyecto del solicitante, el área o departamento funcional, el puesto de trabajo, el número de empleado, etc. La necesidad de usar una aplicación separada o navegar a través de extensas hojas de cálculo para encontrar información, ya que los chatbots impulsados por IA pueden mostrar la información solicitada en segundos. Una herramienta conveniente para la gestión de activos en cualquier organización de IT o ITES, estos bots pueden aprobar la gestión correspondiente para otorgar acceso e incluso cancelar el acceso a los empleados y/o proveedores que se considere.

Las partes interesadas de la industria de IT se benefician en gran medida de los chatbots, ya que ayudan a los empleados, usuarios finales y agentes de la industria a responder a sus solicitudes. Los volúmenes de papeleo fueron reemplazados por tickets digitales en portales empresariales. Ahora, todos estos son manejados por un chatbot inteligente.

Los chatbots también pueden realizar ciertos trabajos. Un ejemplo interesante que respalda este hallazgo es que los empleados pueden preparar un informe de volumen de tickets de la mesa de ayuda a través de chatbots. Una vez que el chatbot está programado con instrucciones para realizar esta tarea, todo lo que se necesita hacer es decirle al chatbot cuándo activar el proceso. El Chatbot prepara el informe y lo entrega al agente al instante, sin necesidad de la intervención de otros empleados.

A medida que pasa el tiempo, los chatbots son más ágiles y potentes. Son proactivos en notificar a los agentes sobre cualquier evento significativo. También actúan como mensajeros que pueden transmitir mensajes sobre la asignación de activos de manera bastante eficiente dentro de una organización.

Utilidad de los chatbots

Si la gestión de activos es difícil y consume gran parte de tu valioso tiempo, así es como los chatbots pueden ayudarte. Este trabajo complicado y laborioso dio un paso adelante cuando los chatbots comenzaron a hacer lo que los humanos podían hacer.

La automatización de la gestión de activos o cualquier otro proceso de IT que ahora utiliza chatbots ha recibido los siguientes beneficios.

  • Acceso rápido a una gran cantidad de información: antes de que los empleados sean asignados a proyectos, deben informarse sobre los requisitos previos del mismo. En organizaciones a gran escala, a los empleados les resulta difícil adquirir activos y actualizar el sistema. Los chatbots de IA rescatan esta lucha dando instrucciones a los empleados para obtener la información correcta. Navega por la documentación, ubica sus procesos, realiza cambios, consulta información y haz mucho más sin esperar con los chatbots. Documentación interna o base de conocimientos, un chatbot puede ayudar a encontrar respuestas rápidamente.
  • Chatbots que ayudan al soporte de proyectos: se puede descubrir cómo enviar notificaciones sobre la gestión de activos mediante chatbots. Esto automatiza la tediosa tarea de enviar alertas a los usuarios. Por ejemplo, un chatbot puede enviar notificaciones para múltiples tareas, establecer recordatorios para realizar un seguimiento de la asignación de activos, etc.
  • El compañero de RR.HH.: para la mayoría de las organizaciones, la mayor parte del trabajo recae sobre los hombros de RR.HH. Estos incluyen informar a las personas sobre las regulaciones de la empresa, los protocolos, la gestión de activos, etc. Los chatbots ofrecen sus servicios amigables a RR.HH. Ayudan a los empleados a registrarse con un activo, realizar un seguimiento de la asignación de activos, el movimiento de activos y la validez de los activos con solo hacer algunas preguntas en una aplicación.

Conclusión

Por lo tanto, podemos decir que la generación de personas con inclinaciones técnicas ha sido bendecida con la llegada de los chatbots. Se puede decir con certeza que no es solo para los clientes; también ayuda a los empleados a realizar su trabajo sin problemas.

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