Cómo integrar chatbots en equipos internos

Los equipos de Recursos Humanos comienzan a integrar chatbots en sus equipos, ¿por qué? ¿qué funcionalidades realizan?

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En un area tan delicada como son los Recursos Humanos, el uso de la tecnología puede ayudar a ofrecer una atención al empleado mucho más eficiente. Aunque en otras ocasiones hemos hablado de como los chatbots pueden incorporarse en los departamentos de RRHH, ya sea para captación de talento o para mejorar la experiencia de los empleados en plantilla, en esta ocasión vamos a centrarnos en qué tipo de cuestiones serían las que se podrían llegar a resolver con un sistema conversacional integrado en la intranet de una compañía. Y lo que es más importante cómo integrar chatbots en equipos internos.

Preguntas frecuentes

Efectivamente, en este contexto lo que buscamos automatizar son las preguntas frecuentes que cualquier departamento de Recursos Humanos tiene que responder constantemente durante el día a día. Teniendo en cuenta esto, ¿qué preguntas podríamos automatizar?

  • Nóminas

¿Dónde puedo encontrar mis nóminas? ¿por qué me han retenido tanto este mes? ¿puedo cambiar la cuenta? En este punto podríamos incluir también las dudas relacionadas con el IRPF, Seguridad Social, etc.

  • Vacaciones

¿Con cuánto tiempo de antelación tengo que decirlo? ¿hay vacaciones obligatorias? ¿puedo cogerme el puente de diciembre? Estas son solo algunas de las preguntas que pueden recibir en Recursos Humanos cada vez que surgen dudas con respecto a las vacaciones. ¿Y si tuviéramos un bot conversacional que resolviera todas esas preguntas frecuentes?

  • Bajas

Bajas por enfermedad, bajas por paternidad, bajas por fallecimiento… No cabe duda de que este tipo de situaciones delicadas se producen con frecuencia en cualquier entorno laboral y familiar. Una buena gestión de las mismas es clave para transmitir seguridad y confianza a tus empleados y ¿qué mejor que automatizar los procesos con bots conversacionales para resolver todas sus dudas en cuestión de segundos?

  • Cheques Gourmet

En muchas compañías existen cheques Gourmet, Sodexo o similares para pagar las comidas que realizan sus empleados. El uso de los mismos, despierta dudas y preguntas y todas ellas pueden responderse mediante un bot.

Estas son solo algunas de las cuestiones que podrían automatizarse. Eso sí, dependiendo del tipo de respuesta que ofrezcas al empleado, recuerda que será necesario integrar API’s. Pongamos un ejemplo. No es lo mismo decir:

  • De acuerdo, visita está página, allí encontrarás los pasos que tienes que dar para solicitar tus nóminas.

a algo como,

  • Aquí puedes descargar tu nomina (tras rellenar un formulario previo sobre qué mes, nombre, etc).

En el primero de los casos, tan solo es necesario incluir la URL en la respuesta del bot, mientras que en la segunda el empleado previamente habrá tenido que rellenar un formulario que necesita de una serie de llamadas a servicios para poder ejecutarse correctamente y ofrecer al usuario la nómina correspondiente.

Plataformas para desplegar

El entorno más demandado en estos casos es la Intranet de la compañía, ya que es a través de ese canal donde el empleado suele contactar con el departamento de recursos humanos. Sin embargo, la llegada de otros entornos conversacionales está provocando que otras empresas también desplieguen la tecnología en:

  • Slack
  • Skype Empresarial

Como en cualquier otro contexto, el departamento involucrado, en este caso RRHH, sabrá qué entorno es el que más se adapta a sus necesidades y si sus empleados están familiarizados con cada uno de ellos.

Como puedes comprobar, una vez más se pone de manifiesto que comunicación interna y recursos humanos van de la mano. No se puede concebir una buena comunicación interna sin tener un buen departamento de recursos humanos que agilice y coordine a cada uno de los empleados.

“Actualmente estamos trabajando en diferentes proyectos orientados a dinamizar la comunicación y la gestión dentro de los departamentos de Recursos Humanos de varias empresas. Una gestión eficiente, no solo mejora la satisfacción del empleado, si no que se traduce en una mayor productividad ya que con la automatización de procesos los altos responsables se liberan de carga de trabajo” nos asegura Ángel Hernández, Socio Director de Chatbot Chocolate.

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